Não é novidade que o WhatsApp transformou-se em uma ferramenta essencial para comunicação pessoal e, principalmente, profissional. Com a crescente demanda por respostas rápidas e eficientes, o uso de mensagens automáticas no WhatsApp emerge como uma solução inovadora para empresas e profissionais liberais.
Neste artigo, vamos desvendar o passo a passo de como configurar mensagens automáticas no WhatsApp, tornando seu atendimento mais ágil e sua comunicação mais eficaz.
A implementação de mensagens automáticas não apenas eleva o nível de profissionalismo como também garante que nenhum cliente fique sem resposta, independente do horário ou da disponibilidade do atendente. Desde uma simples saudação até respostas mais elaboradas, configurar mensagens automáticas pode ser um divisor de águas na sua estratégia de comunicação.
Além da melhoria no atendimento ao cliente, a personalização dessas mensagens oferece uma oportunidade única de reforçar a identidade da sua marca e criar uma conexão mais profunda com seu público. Vamos então explorar, passo a passo, como você pode aproveitar ao máximo essa funcionalidade.
Por que usar mensagens automáticas no WhatsApp?
O uso de mensagens automáticas no WhatsApp oferece diversos benefícios para o seu negócio, tais como:
- Agilidade no atendimento: Garantindo que todos os clientes recebam uma resposta imediata, independente do dia ou horário.
- Melhora na experiência do cliente: Ao receber uma resposta rápida, o cliente sente-se valorizado e mais satisfeito com o serviço.
- Eficiência operacional: Libera a equipe para focar em tarefas mais complexas enquanto as mensagens automáticas cuidam das solicitações iniciais ou frequentes.
Adotar mensagens automáticas é um passo estratégico para empresas que buscam otimizar suas operações e melhorar a qualidade do seu atendimento ao cliente.
Passo a passo para configurar as mensagens automáticas no WhatsApp
Configurar as mensagens automáticas no WhatsApp Business é uma maneira eficiente de garantir que seus clientes recebam respostas imediatas, mesmo quando você não está disponível. A seguir, você verá como ativar e personalizar três tipos de mensagens automáticas: saudação, ausência e respostas rápidas.
Configurando “Mensagem de Saudação”
A mensagem de saudação é enviada automaticamente quando um cliente entra em contato pela primeira vez ou depois de 14 dias sem interação.
Passo a passo:
- Abra o WhatsApp Business e vá até Configurações > Ferramentas comerciais > Mensagem de saudação.
- Ative a opção Enviar mensagem de saudação.
- Toque em Mensagem e personalize o texto que será enviado. Exemplo: “Olá! Obrigado por entrar em contato com [nome da empresa]. Como podemos ajudar hoje?”
- Em Destinatários, você pode escolher para quem essa mensagem será enviada:
- Todos: Para qualquer pessoa que entre em contato.
- Meus contatos: Apenas para números que estão na sua lista de contatos.
- Todos, exceto…: Você pode excluir determinados números.
- Somente enviar para…: Seleciona contatos específicos que receberão a saudação.
Configurando “Mensagem de Ausência”
A mensagem de ausência é útil para quando sua empresa está fora do horário de funcionamento, informando o cliente de que a resposta será enviada mais tarde.
Passo a passo:
- Vá para Configurações > Ferramentas comerciais > Mensagem de Ausência.
- Ative a opção Enviar mensagem de ausência.
- Toque em Mensagem e personalize o texto, como: “Estamos fora do nosso horário de atendimento. Retornaremos o mais breve possível!”
- Em Horário, você pode configurar:
- Sempre: Envia a mensagem de ausência a qualquer momento.
- Horário personalizado: Defina horários específicos.
- Fora do horário de atendimento: Envia mensagens automaticamente fora do horário de funcionamento configurado.
- Escolha os destinatários de maneira semelhante à mensagem de saudação.
Configurando “Respostas Rápidas”
As respostas rápidas permitem enviar mensagens pré-definidas usando atalhos, tornando o atendimento mais ágil e eficiente.
Passo a passo:
- Acesse Configurações > Ferramentas comerciais > Respostas rápidas.
- Toque no ícone de “+” para adicionar uma nova resposta rápida.
- Digite a mensagem que deseja salvar. Exemplo: “Para mais informações sobre nossos produtos, acesse nosso site: [link do site].”
- Defina um atalho que será usado para enviar essa mensagem, como “/site” ou “/preço”.
- Para utilizar a resposta rápida em uma conversa, basta digitar o atalho que você configurou e a mensagem será preenchida automaticamente.
Essas configurações ajudarão a otimizar o seu atendimento, garantindo que os clientes sempre recebam uma resposta, seja de saudação, de ausência ou com informações rápidas.
Exemplos práticos de mensagens automáticas
Agora que você já sabe como configurar, vamos ver alguns exemplos práticos de mensagens automáticas que podem ser usadas no WhatsApp Business:
- Mensagem de saudação: “Olá! Bem-vindo à [Nome da Empresa]. Em que podemos ajudar hoje?”
- Mensagem de ausência: “Olá! No momento não estamos disponíveis. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Deixe sua mensagem e retornaremos o mais breve possível.”
- Resposta rápida para dúvidas comuns: “Para mais informações sobre nossos produtos, você pode visitar nossa landing page: [URL].”
Esses são apenas alguns exemplos, mas as possibilidades são vastas e podem ser personalizadas de acordo com as necessidades específicas do seu negócio.
Melhores práticas para mensagens automáticas
Para garantir que suas mensagens automáticas sejam efetivas e tragam os resultados desejados, é importante seguir algumas melhores práticas:
- Mantenha suas mensagens claras e diretas, evitando o uso de jargões ou termos técnicos que possam confundir o cliente.
- Personalize suas mensagens para refletir a voz e a identidade da sua marca, criando uma experiência de atendimento única.
- Atualize suas mensagens regularmente para garantir que as informações estejam corretas e atualizadas.
Seguindo essas diretrizes, você pode maximizar o impacto das suas mensagens automáticas e melhorar significativamente a comunicação com seus clientes.
Configurar mensagens automáticas no WhatsApp é uma estratégia inteligente para melhorar a eficiência do seu atendimento ao cliente e garantir uma comunicação eficaz e personalizada. Seguindo o passo a passo e as melhores práticas destacadas neste artigo, você estará bem equipado para implementar essa funcionalidade com sucesso. Lembre-se que a chave está em personalizar suas mensagens para refletir a identidade da sua marca e atender às necessidades do seu público.
Agora que você está por dentro de como colocar mensagem automática no WhatsApp, que tal compartilhar sua experiência ou dúvida nos comentários? Ou melhor ainda, explore outros artigos em nosso blog HeroSpark para mais dicas e estratégias sobre produtos digitais, negócios digitais e como ganhar dinheiro na internet. Sua jornada para o sucesso digital começa aqui!
Perguntas frequentes
Posso programar mensagens automáticas para grupos específicos de clientes?
No WhatsApp Business, as mensagens automáticas são enviadas para todos os clientes que entrarem em contato. No entanto, você pode personalizar suas mensagens de acordo com o contexto ou a necessidade específica.
Existe algum custo adicional para usar o WhatsApp Business e suas mensagens automáticas?
Não, o WhatsApp Business é gratuito para download e uso, incluindo suas funcionalidades de mensagens automáticas.
É possível enviar mensagens automáticas fora do horário de atendimento?
Sim, você pode configurar mensagens de ausência para serem enviadas automaticamente quando não estiver disponível para responder.
