Marketing, design, arquitetura e administração: provavelmente todos os profissionais dessas áreas sabem o que é briefing. O termo vem de “to brief”, do inglês, que significa “resumir”. Muitas pessoas também utilizam “pauta” e “roteiro” como sinônimos de briefing.
Esse documento é um conjunto de instruções e informações relevantes para a realização de um determinado projeto, como o lançamento de um curso online, uma campanha de marketing, o preparo de uma arte etc.
Ou seja, o briefing é, essencialmente, um documento que serve para orientar e evitar que se deixe de lado informações importantes.
Neste material, você vai entender o que é e como montar. Boa leitura!
Se preferir, veja este conteúdo em vídeo:
O que é briefing
O briefing pode ser feito tanto para ajudar a entender melhor as necessidades de um cliente, quanto para esclarecer questionamentos relacionados a um projeto interno.
Em linhas gerais, o briefing são os dados que ajudarão você e sua equipe a entenderem melhor um trabalho específico — isso inclui o histórico da ação, as principais necessidades para a realização e os objetivos.
Com o documento, fica fácil o entendimento sobre:
- o desenvolvimento de uma campanha;
- o público-alvo;
- a análise de concorrentes e pesquisa de mercado;
- informações estratégicas;
- objetivos do projeto;
- orçamentos;
- prazos.
E mais: caso precise repassar a informação para uma pessoa externa, como um designer ou um redator freelancer, os dados mais importantes do projeto já se encontram centralizados em um só lugar.
Dessa maneira, os briefings promovem a organização do projeto, ajudam na inspiração, evitam retrabalhos e poupam tempo.
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Como fazer um briefing
Defina o objetivo
Para que vai servir o briefing? Será para um post em uma rede social? Para um e-book? O alinhamento de expectativas entre todos os envolvidos com o projeto é essencial.
Indique os responsáveis
Quem vai estar com você no projeto? Registre e, se possível, estabeleça os prazos de cada um nesse momento.
Resuma o contexto da empresa
Inclua dados relevantes sobre a sua empresa, que se relacionem com o projeto, como missão, visão e valores. Você pode até incluir uma análise SWOT para ajudar.
Inclua informações sobre o público e a persona
Para que o projeto se comunique com as pessoas certas, é necessário que todos os envolvidos tenham uma visão clara sobre quem é a persona da sua empresa a ser atendida (ou seja, a sua ou a do seu cliente, dependendo do projeto).
Pergunte sobre preferências e objeções
Outra forma de nortear o projeto é conhecendo referências positivas e negativas das pessoas que você deseja impactar. Que perfis o público da ação gosta de seguir nas redes sociais? Quais canais são mais utilizados? Quais são as dúvidas mais frequentes dos leads?
Espaço para informações extras
Depois de toda essa estruturação, há, sim, a possibilidade de você ter deixado algo de fora. Então, deixe um espaço livre para que outras pessoas (integrantes da sua equipe ou clientes) acrescentem qualquer informação que julgarem relevante para o projeto.
Evidencie o orçamento
Liste o orçamento financeiro para cada etapa do projeto. Essa etapa é essencial para validar resultados e calcular métricas importantes, como retorno sobre o investimento (ROI).
Finalizado tudo isso, valide os dados levantados com as pessoas envolvidas com o projeto, crie um cronograma e mãos à obra!
4 erros que você não deve cometer ao fazer o briefing
Existem alguns problemas comuns que as pessoas cometem ao elaborar o briefing. Saiba quais são:
Não ser objetivo
Tempo é o recurso mais escasso, então não tome o do seu cliente e/ou de sua equipe à toa. Faça perguntas apenas necessárias, sem vaidade.
Lembre-se que, ao marcar uma reunião em tempo real, as pessoas, provavelmente, estarão 100% dedicadas a você. Então, faça a sua parte e evite ser prolixo.
Ser excessivamente técnico
Mais uma vez, cuidado com a vaidade ao elaborar seu briefing. Alguns termos podem até passar profissionalismo, mas, se forem incompreensíveis, só vão alimentar o seu ego e prejudicar o desenvolvimento do trabalho.
Aproveitar briefings passados
Outra falha frequente entre os empreendedores é criar um único modelo de briefing para todos os projetos. O fato é que cada ação tem objetivos e necessidades diferentes. Assim, algumas perguntas podem ser desnecessárias — o que compromete a objetividade do seu briefing.
Enviar todas as perguntas online
Na tentativa de evitar reuniões, muitas pessoas cometem o erro de enviar todas as perguntas pelo formulário do Google, por exemplo.
Evite, especialmente se o briefing for relacionado a algum trabalho a ser realizado com um cliente. Além de não passar profissionalismo, as pessoas podem ficar com dúvidas e não responder as dúvidas da forma mais adequada. Por isso, marque um encontro para elucidar todas as questões, seja presencial ou online.
Conclusão
Saber o que é briefing é essencial para quem lida com projetos, ainda mais quando envolvem clientes, equipes e prestadores de serviço externos, como redatores e designers freelancers.
Para fazer um bom briefing, busque levantar com os envolvidos as informações que são mais importantes para o desenvolvimento do projeto.
Por exemplo, se você vai trabalhar no lançamento de um especialista, é fundamental entender quem é a pessoa hoje, quais são as pessoas que desejam impactar e, principalmente, quais são as expectativas com o projeto.
O mesmo vale se você tiver um infoproduto e for trabalhar com alguma agência e/ou equipe. Seja claro e objetivo.
Assim, com um briefing claro, o trabalho tende a fluir bem e, por consequência, os resultados tendem a ser melhores.
