O que é servidor de e-mail e como ele funciona? [GUIA]

Você sabe o que é servidor de e-mail? Se por um lado esse termo parece muito técnico para a maioria dos usuários, por outro, é importante que um infoprodutor entenda o básico para saber lidar com imprevistos.

Afinal, enviar e-mails em grandes quantidades e de forma recorrente é essencial para a sua estratégia de marketing online. E se o envio falhar, é bom saber a raiz do problema para solucioná-lo.

Por isso, neste artigo, explicamos de forma simples o que é um servidor de e-mail e qual é o processo por trás do envio de uma mensagem. Boa leitura!

O que é servidor de e-mail? 

Um servidor de e-mail é um serviço de hospedagem responsável por receber e entregar e-mails. Ou seja, o servidor armazena e direciona o e-mail do remetente para o destinatário. 

Além disso, ele mantém as suas mensagens seguras ao impedir que outras pessoas tenham acesso aos seus e-mails. Inclusive, essa é a função mais importante do servidor.

Sabia que, quando você envia um e-mail, a mensagem passa por uma série de servidores até chegar ao destinatário? Parece impossível dado a rapidez que recebemos e enviamos e-mails, mas é o que acontece instantaneamente.

Essa rapidez do servidor de e-mail possibilita, por exemplo, o envio de e-mails em massa em questão de segundos. 

Cabe destacar que os servidores de e-mail podem ser separados em 2 categorias: servidores de saída e servidores de entrada. Vamos falar deles mais adiante.

Qual é a diferença entre provedor e servidor de e-mail?

Um provedor e um servidor de e-mail possuem funções complementares. No entanto, são diferentes, obviamente. 

Nesse sentido, saiba que o provedor de e-mail é a estrutura que provém a conexão entre as contas dos usuários. Ele deve incluir um espaço para descarte de mensagens e redirecionamento de spam.

Já o servidor é o que verifica, libera e entrega o e-mail. Ou seja, o servidor é o funcionário que executa o trabalho.

Mas nem tudo fica nas mãos de um só funcionário, já que existem dois tipos de servidores de e-mail. Agora vamos falar sobre eles!

Quais são os tipos de servidor de e-mail? 

Como mencionamos acima, os servidores de e-mail podem ser divididos entre os de saída e os de entrada. 

Os servidores de saída levam o e-mail que está na caixa de saída para os servidores de entrada, que são os que entregam as mensagens ao destinatário.

Abaixo apresentamos os protocolos dos servidores mais usados no mundo, e explicamos algumas das suas particularidades e funções.

SMTP

O SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) é o protocolo mais usado em servidores de e-mail de saída.

Ele é responsável por enviar o seu e-mail aos servidores do seu provedor e, depois, enviá-lo para outra conta, que pode estar associada a outro provedor.

POP3

O POP3 (Post Office Protocol) é o protocolo mais usado em servidores de e-mail de entrada.

Ele baixa o e-mail para o primeiro dispositivo com o qual se conecta. Ou seja, o e-mail é excluído do servidor e você já não pode acessá-lo se não for por meio daquele dispositivo.

Este protocolo só tem acesso à caixa de entrada e, por isso, não consegue baixar outra pasta do seu e-mail. É um recurso que traz mais segurança digital.

IMAP

O IMAP (Internet Message Access Protocol) também é utilizado em servidores de e-mail de entrada, mas é mais complexo do que o POP3.

Isso porque, o IMAP mantém as mensagens armazenadas no próprio servidor, o que te permite acessar o seu e-mail por meio de mais de um dispositivo. 

É mais prático, mas demanda mais memória do servidor e torna as comunicações um pouco menos seguras do que com o POP3. 

Exchange

O Exchange é a versão mais complexa do IMAP. 

Além de manter as mensagens armazenadas no servidor, o Exchange permite integrar o seu e-mail a alguns aplicativos, como agenda e calendário.

O Exchange foi criado pela Microsoft, mas acabou se tornando um padrão para as sincronizações entre dispositivos móveis e groupware.

Agora que você já conhece os principais servidores de e-mail, vamos explicar de forma básica e didática como eles funcionam.

Como funciona um servidor de e-mail?

Agora que você sabe o que é servidor de e-mail, vamos entender melhor as funções de um? Para isso, explicamos o passo a passo do envio de um e-mail. Veja a seguir.

1. Você envia um e-mail;
2. O seu provedor de e-mail (Gmail, Exchange, Office 365 etc.) se conecta ao servidor SMTP;
3. Informações importantes sobre o seu e-mail (endereço do remetente, corpo da mensagem e endereço do destinatário) são fornecidos para o SMTP; 
4. O SMTP identifica e processa o endereço de e-mail do destinatário.

Se você enviar e-mail para um destinatário de mesmo domínio (por exemplo, um colega de trabalho), a mensagem será direcionada diretamente para o servidor IMAP ou POP3. 

Mas, por exemplo, se você enviar um e-mail marketing para clientes com domínio diferente do seu, o SMTP vai precisar se comunicar com outro servidor de e-mail. 

Nesse caso, o funcionamento é o seguinte:

1. O SMTP se conecta com o DNS (Domain Name System) para encontrar o servidor do destinatário;
2. O DNS vai converter o domínio do destinatário em um endereço de IP (um número que identifica uma máquina ou servidor conectado à internet); 
3. Quando recebe o e-mail, o SMTP do destinatário verifica a mensagem e, então, a direciona para o servidor IMAP ou POP3.

Nessa etapa, tanto os e-mails enviados para o mesmo domínio, quanto aqueles enviados para domínios diferentes chegam no mesmo ponto.

O e-mail entra em uma fila e continua sendo processado até estar disponível para que o destinatário acesse-o e leia-o. 

Quando explicamos o passo a passo, parece que o processo é muito demorado, não é? Mas tudo acontece em questão de segundos!

Esperamos que com este artigo você possa ter entendido um pouco mais sobre o que é um servidor de e-mail, a sua diferença de um provedor e como funciona o processo de envio e recebimento de e-mails.

É algo tão comum no nosso dia a dia que, ter o conhecimento básico, pode te ajudar a compreender o que acontece quando você passa por falhas nos envios de e-mail.

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